¿Qué es RISCON TOKYO?｜Feria especializada en gestión de crisis, prevención de desastres, BCP y seguridad

Los vídeos que se muestran a continuación han sido seleccionados aleatoriamente de esta exposición. Para ver todos los vídeos de esta exposición, consulte la sección «Exposiciones destacadas por año» que aparece más abajo.

Ventajas de participar como expositor

Una de las principales ventajas de participar en RISCON TOKYO es la oportunidad de presentar productos y servicios directamente a responsables de organismos gubernamentales, administraciones locales y empresas que afrontan necesidades concretas en prevención de desastres, BCP y seguridad.

Entre los visitantes figuran responsables de gestión de crisis y prevención de desastres de organismos públicos, directivos, profesionales de administración general y BCP, gestores de instalaciones y operadores de infraestructuras. Por ello, la participación no solo aumenta el reconocimiento de la empresa, sino que también crea oportunidades para negociaciones BtoB y BtoG relacionadas con la instalación o sustitución de equipos, los proyectos piloto y las colaboraciones comerciales.

Además, las funciones y los métodos de uso de muchos productos de gestión de crisis son difíciles de explicar únicamente mediante texto. La exposición de equipos reales, las demostraciones y los vídeos permiten transmitir su valor de manera más concreta.

Aspectos importantes para preparar la participación

• Definir claramente qué riesgos y problemas puede resolver el producto
• Preparar explicaciones diferenciadas para organismos públicos y empresas privadas
• Preparar paneles explicativos y vídeos que muestren situaciones reales de uso
• Cuando sea posible exponer equipos reales, ofrecer a los visitantes la oportunidad de probarlos
• Organizar los antecedentes de implantación y los casos prácticos en un formato fácil de comprender
• Preparar información sobre los costes de implantación, los costes operativos y el sistema de mantenimiento
• Para los productos de BCP, explicar su utilización tanto en situaciones normales como de emergencia
• Para los productos basados en sistemas, explicar cómo se integran con los sistemas existentes
• Si se dirige a administraciones locales, explicar el proceso desde la implantación y las pruebas piloto hasta la contratación
• Definir con antelación a los responsables y los procedimientos de seguimiento después de las reuniones comerciales

En el ámbito de la gestión de crisis no basta con explicar «qué puede hacer el producto». También es necesario mostrar de manera concreta «quién lo utilizará y cómo se utilizará cuando ocurra un desastre o accidente».

Estimación de los costes de participación

El presupuesto de participación no debe contemplar únicamente el alquiler del espacio. También debe incluir la construcción del stand, el transporte de equipos reales, el suministro eléctrico y los equipos de comunicación, el personal y la producción de vídeos. Las cifras siguientes son estimaciones generales para ferias BtoB en Japón. Las tarifas reales de participación y los servicios adicionales deben confirmarse con el organizador.

Alquiler del espacio de exposición

Las tarifas de participación varían según el número de espacios, la zona de exposición y la modalidad elegida. RISCON TOKYO ofrece una exposición general, programas temáticos y distintas formas de participación. Por ello, conviene consultar la guía más reciente para expositores.

Costes de decoración y construcción del stand

Costes de personal

Se necesita personal para recibir a los visitantes, presentar los productos, ofrecer explicaciones técnicas y mantener reuniones comerciales. Los productos de gestión de crisis suelen generar preguntas especializadas. Por ello, contar con personal técnico junto al equipo comercial facilita conversaciones más detalladas.

Costes de transporte y equipamiento

Si se exponen equipos de prevención de desastres de gran tamaño, generadores, vehículos, cápsulas de protección o robots, los costes de entrada y retirada de los artículos pueden ser superiores a los de productos convencionales.

Las demostraciones también pueden requerir electricidad, conexión de red, suministro y desagüe de agua y dispositivos de seguridad. Estas necesidades deben confirmarse con antelación con la empresa constructora del stand y el organizador.

Ejemplos de diseño de stands según su tamaño

1 espacio

Esta configuración resulta adecuada para empresas que desean concentrar la presentación en un número reducido de productos o servicios, como sistemas de confirmación de la seguridad de los empleados, suministros para prevención de desastres, sensores, cámaras de vigilancia y software.

El producto principal o un monitor puede colocarse cerca del pasillo, utilizando textos grandes para mostrar el problema que se resuelve, por ejemplo: «Mantener las comunicaciones durante un desastre», «Mejorar la eficiencia de los centros de evacuación» o «Detectar personas sospechosas mediante IA».

Conviene evitar la exposición de demasiados productos en un espacio limitado. El visitante debe comprender en pocos segundos qué tipo de solución de gestión de crisis se presenta.

2 espacios

Esta configuración resulta adecuada para empresas que desean presentar varios productos o realizar demostraciones de equipos reales y, al mismo tiempo, mantener reuniones comerciales.

Los equipos y la zona de demostración pueden situarse junto al pasillo, reservando el interior para las reuniones comerciales. Así, los visitantes atraídos por una demostración pueden pasar de forma natural a una consulta o conversación más detallada.

4 espacios o más

Esta configuración resulta adecuada para empresas que presentan equipos de gran tamaño, vehículos, drones, robots, cápsulas de protección y diversos sistemas de seguridad.

Es posible combinar equipos reales, demostraciones, una gran pantalla LED, presentaciones de soluciones y espacios para reuniones comerciales para mostrar cómo funciona un sistema integral de gestión de crisis.

Los stands grandes también requieren planificar las rutas de entrada de equipos pesados o voluminosos, la capacidad eléctrica, las conexiones de red y las medidas de seguridad. Se recomienda consultar desde las primeras fases a una empresa con experiencia en construcción de stands.

Factores esenciales para un stand eficaz

Empezar por el problema que se debe resolver

En lugar de mostrar únicamente nombres como «Cámara de vigilancia de alto rendimiento» o «Batería de almacenamiento de gran capacidad», utilice mensajes como «Mantener los equipos esenciales en funcionamiento durante 72 horas en caso de corte eléctrico» o «Confirmar automáticamente la seguridad de los empleados después de un desastre». Así se muestran claramente el problema del visitante y el resultado esperado de la implantación.

Presentar equipos reales

En los productos de gestión de crisis, las dimensiones, la facilidad de manejo, la resistencia y los métodos de instalación influyen en la decisión de compra. Siempre que sea posible, exponga equipos reales y ofrezca a los visitantes la oportunidad de tocarlos o probarlos.

Realizar demostraciones en el stand

El funcionamiento de los sistemas de vigilancia, el análisis mediante IA, los drones, los robots, los sistemas de confirmación de la seguridad de los empleados y los sistemas de información sobre desastres suele comprenderse mejor mediante demostraciones prácticas.

Pueden organizarse demostraciones breves a horas determinadas. Mostrar el programa en la parte delantera del stand ayuda a atraer a más visitantes.

Mostrar ejemplos concretos de implantación

Los ejemplos de utilización en «centros de evacuación municipales», «fábricas», «centros logísticos», «centros de datos» y «hospitales» ayudan a los visitantes a imaginar cómo podrían utilizar el producto en su propia organización.

Utilizar vídeos de la feria

Muchos productos de gestión de crisis se utilizan en zonas afectadas por desastres o en instalaciones reales cuyas condiciones no pueden reproducirse por completo en un pabellón de exposiciones. Por ello, los vídeos de feria son especialmente adecuados para este ámbito.

Un vídeo de aproximadamente dos o tres minutos puede mostrar la utilización del producto en una zona afectada por un desastre, ejemplos de instalación en fábricas o instalaciones, el funcionamiento de drones y robots y la interfaz real de un sistema de vigilancia. Esto permite explicar situaciones de uso difíciles de transmitir únicamente mediante la exposición de equipos.

En el caso de equipos de gran tamaño que no pueden trasladarse al pabellón, un monitor grande puede mostrar ejemplos de instalación y su funcionamiento en condiciones reales.

También es posible grabar durante la feria a los responsables de producto o técnicos mientras presentan sus productos y servicios, editar el material como un vídeo de feria de aproximadamente dos o tres minutos y publicarlo el mismo día o al día siguiente.

De este modo, la información sobre los productos puede llegar a responsables de empresas y administraciones locales que no hayan podido asistir. Una versión en inglés o la incorporación de subtítulos en inglés también permiten difundirla entre profesionales de gestión de crisis y prevención de desastres en el extranjero.

El vídeo grabado puede reutilizarse en el sitio web de la empresa, YouTube, las redes sociales, los correos comerciales y las páginas de productos. Su publicación continuada en Internet Exhibition.tv después de la feria convierte la presentación realizada en el recinto en un recurso comercial y de marketing a largo plazo.

Si se contrata a una empresa constructora de stands que también ofrece producción audiovisual, se pueden planificar conjuntamente la ubicación de los equipos reales, los monitores, las grandes pantallas LED, la iluminación, las zonas de demostración y los espacios de grabación.

Medidas para atraer visitantes y mejorar los resultados de la feria

Marketing por correo electrónico

Envíe con antelación información sobre la participación a los clientes actuales, las administraciones locales, los distribuidores, los socios comerciales y los clientes potenciales. No se limite a anunciar «Participaremos en la feria». Explique un motivo concreto para visitar el stand, como «Demostración de un nuevo sistema de prevención de desastres», «Primera presentación de un nuevo modelo» o «Asesoramiento sobre la implantación».

Redes sociales y vídeos

Plataformas como LinkedIn, YouTube y X pueden utilizarse para publicar vídeos de demostración, casos prácticos de implantación y nuevas tecnologías que se presentarán en la feria.

La publicación de vídeos breves de demostración o presentaciones de producto a cargo de sus responsables durante la feria también ayuda a establecer contacto con profesionales de empresas y administraciones locales que no pueden asistir.

Invitaciones y comunicación dirigida

Los clientes importantes, las administraciones locales, los operadores de infraestructuras y los posibles distribuidores pueden recibir comunicaciones individuales para concertar reuniones comerciales con antelación. Dado que las decisiones sobre la adopción de productos de gestión de crisis pueden implicar a varios departamentos, conviene identificar las áreas y las personas responsables antes de enviar las invitaciones.

Utilizar una página de destino específica para la feria

Una página de destino específica puede presentar los productos expuestos, los problemas que resuelven, los usuarios objetivo, las especificaciones técnicas, los casos de implantación, los horarios de las demostraciones, la información del stand, las reservas para reuniones comerciales y los vídeos de la feria.

Si la página se mantiene después del evento y se añaden vídeos y materiales creados durante la feria, podrá seguir apoyando las actividades comerciales posteriores y la recepción de consultas de clientes potenciales.

Empresas a las que consultar sobre la construcción y gestión de stands para esta feria

El diseño de un stand para RISCON TOKYO no debe limitarse a la exposición de productos. Debe combinar demostraciones de equipos reales, vídeos y espacios para reuniones comerciales, de modo que los visitantes comprendan rápidamente qué riesgos y problemas pueden resolver los productos.

Al exponer equipos de gran tamaño, generadores, vehículos, drones, robots o cápsulas de protección, es necesario tener en cuenta el peso, las rutas de entrada, el suministro eléctrico, las comunicaciones y la gestión de la seguridad.

Al elegir una empresa constructora de stands, además de comprobar su experiencia en ferias BtoB, conviene revisar sus trabajos anteriores en los ámbitos de maquinaria, equipamiento, informática, prevención de desastres y seguridad. Comparar fotografías de proyectos previos permite evaluar cómo ha diseñado las zonas de exposición de equipos reales y las áreas de demostración.

Si la empresa constructora también ofrece producción de vídeos, se pueden planificar de forma integrada las posiciones de los equipos reales, los monitores, las grandes pantallas LED, la iluminación, las zonas de demostración, los espacios para reuniones comerciales y los lugares de grabación.

Grabar durante la feria una presentación de producto de dos o tres minutos a cargo de un responsable técnico o de producto y publicarla el mismo día o al día siguiente ayuda a transmitir información a profesionales de empresas y administraciones locales que no hayan podido asistir.

La publicación continuada del vídeo en Internet Exhibition.tv después de la feria permite aprovechar la presentación del producto a largo plazo para las actividades comerciales, el desarrollo de canales de distribución y la promoción, en lugar de limitar su utilidad a los días del evento.

Consulte a continuación las páginas de las empresas constructoras de stands.